Pełna oferta usług

Proces digitalizacji obejmuje kompleksowe przetworzenie archiwów papierowych na format elektroniczny. Wykorzystujemy profesjonalne skanery przemysłowe zapewniające wysoką jakość obrazu oraz systemy rozpoznawania tekstu OCR, które umożliwiają późniejsze wyszukiwanie w treści dokumentów.

W ramach usługi zapewniamy:

• Transport dokumentów z siedziby klienta do centrum skanowania
• Przygotowanie dokumentów do skanowania (usunięcie zszywek, segregacja)
• Skanowanie w kolorze lub skali szarości z rozdzielczością do 600 DPI
• Automatyczne rozpoznawanie tekstu z dokładnością powyżej 98%
• Kontrola jakości zeskanowanych plików
• Indeksowanie i kategoryzację według ustalonej struktury
• Przesłanie plików na serwer klienta lub do naszego archiwum chmurowego
• Opcjonalnie: niszczenie dokumentów papierowych zgodnie z procedurą

System elektronicznego obiegu dokumentów (workflow) automatyzuje procesy przekazywania, zatwierdzania i archiwizowania dokumentów w organizacji. Rozwiązanie jest konfigurowalne i może być dostosowane do dowolnych procedur obowiązujących w firmie.

Funkcjonalności systemu:

• Definiowanie dowolnych ścieżek obiegu dokumentów
• Automatyczne przekazywanie zadań do odpowiednich osób
• Powiadomienia email i SMS o nowych zadaniach
• Możliwość komentowania i adnotacji dokumentów
• Pełna historia zmian i akceptacji z datami i autorami
• Raporty i statystyki czasu przetwarzania
• Integracja z systemami ERP, CRM i innymi
• Dostęp przez przeglądarkę oraz aplikacje mobilne

Wdrażamy rozwiązania umożliwiające podpisywanie dokumentów elektronicznych z zachowaniem pełnej zgodności prawnej. Współpracujemy z certyfikowanymi dostawcami usług zaufania, zapewniając zgodność z rozporządzeniem eIDAS.

Oferujemy:

• Wdrożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla pracowników
• Pieczęć elektroniczną firmy do automatycznego podpisywania dokumentów
• Usługę znacznika czasu (timestamp) dla dokumentów
• Narzędzia do weryfikacji autentyczności podpisanych dokumentów
• Archiwizację certyfikatów i długoterminową walidację podpisów
• Szkolenie pracowników z obsługi podpisu elektronicznego

Udostępniamy bezpieczne archiwum elektroniczne w infrastrukturze chmurowej zlokalizowanej w Polsce. Rozwiązanie zapewnia wysoką dostępność danych oraz ochronę przed ich utratą.

Parametry usługi:

• Centrum danych w Warszawie (zgodność z wymogami RODO)
• Szyfrowanie danych algorytmem AES-256 w spoczynku i transmisji
• Codzienne kopie zapasowe z możliwością przywrócenia
• Replikacja danych do drugiego centrum danych
• Dostęp przez bezpieczny interfejs webowy oraz API REST
• Kontrola uprawnień dostępu na poziomie użytkowników i grup
• Monitoring dostępności 24/7 z gwarantowanym SLA 99,9%
• Możliwość skalowania przestrzeni według potrzeb

Prowadzimy kompleksowe szkolenia z zakresu obsługi systemów elektronicznej rejestracji dokumentów oraz dobrych praktyk w zarządzaniu dokumentacją cyfrową.

Program szkolenia obejmuje:

• Wprowadzenie do elektronicznej rejestracji dokumentów
• Obsługa interfejsu systemu workflow
• Wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów
• Tworzenie i akceptowanie zadań w obiegu
• Zasady bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych
• Praktyczne ćwiczenia na rzeczywistych przypadkach
• Sesja pytań i odpowiedzi

Szkolenia mogą odbywać się w siedzibie klienta lub zdalnie przez platformę online. Każdy uczestnik otrzymuje materiały szkoleniowe oraz certyfikat ukończenia.

Zapewniamy ciągłe wsparcie techniczne dla wdrożonych systemów, gwarantując ich stabilne działanie oraz bezpieczeństwo.

Zakres usługi:

• Helpdesk telefoniczny i emailowy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-18:00
• Zdalne rozwiązywanie problemów technicznych
• Regularne aktualizacje oprogramowania i poprawki bezpieczeństwa
• Monitoring dostępności i wydajności systemu 24/7
• Miesięczne raporty z użytkowania systemu
• Proaktywne powiadomienia o potencjalnych problemach
• Konsultacje dotyczące optymalizacji procesów